Food Safety Magazine, Rena M. Pierami y John Williams Jr. Oct-Nov 2007

Para muchas compañías, un calendario circular con una próxima fecha de visita para una auditoria por parte de un cliente o auditor independiente, es similar a una audiencia con el Agencia Nacional de Impuestos. Esta trepidación es bastante entendible dado el evidente hecho de que muchas compañías son inundadas con auditorias “redundantes” de inocuidad alimentaria todos los años. Sin embargo, estas compañías deben permanecer enfocadas en la gran figura. En nuestra economía global, las plantas de alimentos deben tomar cada auditoria como una oportunidad para mostrar su compromiso en producir productos inocuidad y de calidad.

En décadas pasadas cuando las auditorias por inocuidad alimentaria estaban en pañales, muchas compañías las vieron por un buen tiempo como una molestia, cuya principal función era desbaratar las fechas de entrega de producción. Sin embargo, con el creciente énfasis en mejorar los estándares de inocuidad alimentaria; las auditorias pronto evolucionaron a ser un componente indispensable en programas efectivos de inocuidad alimentaria. Con el tiempo, las auditorias en inocuidad alimentaria han crecido en alcance y sofisticación, incrementando significativamente los estándares y retos para las compañías de alimentos. Hoy en día a las compañías se les encarga:

• Asegurar la inocuidad alimentaria y la calidad en sitios múltiples
• Mantener sus conocimientos en los numerosos productos y procesos
• Manejar datos de aseguramiento de la calidad para monitorear y mejorar la calidad del producto
• Estar al tanto de las directrices regulatorias de la industria
• Cumplir con los requerimientos de capacitación para una creciente y variable fuerza de trabajo.

El trabajo en equipo y la preparación son necesarios para alcanzar estos constantes y enormes retos. La siguiente sección, reúne experiencia de primera línea, de muchos años. Cubre áreas de oportunidad comúnmente asociadas con auditorias en inocuidad alimentaria. Al estar más alertas, las compañías pueden mejorar la experiencia de una auditoria y fortalecer sus procesos.

El día de la auditoria
Generalmente, las compañías y los auditores acuerdan mutuamente las fechas de auditoría y horas de inicio. Desafortunadamente, ciertos asuntos aparecen y el fuego necesita ser combatido, dejando a los auditores sentados en la sala de conferencia. Mientras que estas situaciones son de esperarse, y en el balance final de los negocios, el tiempo es dinero. Para proteger su inversión y completar la auditoria dentro del tiempo establecido, las empresas deben considerar establecer procedimientos de contingencia en el caso de que el primer acompañante no esté disponible.

Generalmente los protocolos de auditoria deberían cubrir lo siguiente: 1) planes para asegurar que el auditor esté siempre acompañado a través de su recorrido por toda la planta, 2) un programa de auditoria apropiado para el personal de la planta, 3) un lugar privado y seguro para la revisión de documentación, 4) un plan de acción proactivo en los casos en donde se deba reprogramar la auditoria porque el personal clave, de manera inesperada, no está disponible, o cuando ocurren emergencias serias en la planta; y 5) identificación del personal clave para que participe en la presentación del resumen de la auditoria.

Todos los detalles
Deberían haber pocas o ninguna sorpresa en las auditorias de inocuidad alimentaria. A través de los formatos de auditoria y otros documentos similares, las plantas reciben la información sobre aquellos aspectos en los que serán evaluados. Sin duda, uno de las categorías más críticas es la revisión de documentos, lo cual incluye los procedimientos operacionales de saneamientos (SSOPs), análisis de peligros y puntos críticos de control (HACCP), buenas prácticas de manufactura (BPM), control de alergenos y otros programas pre-requisitos. A pesar de lo anterior, los auditores están normalmente cegados por los procedimientos y registros que están desorganizados, incompletos o inaccesibles. Desde auditorias simuladas no documentadas hasta la ausencia de registros de capacitación; estas trasgresiones pueden afectar costosamente los resultados de una auditoria.

La calidad implica documentación que pueda ser verificada; en nuestro medio altamente regulado, este punto no puede ser sobreestimado. Manuales operacionales muy bien organizados y actualizados que detallen programas, políticas y procedimientos de aseguramiento y control de la calidad, deben estar fácilmente disponibles durante las auditorias. Los manuales deben también incluir las funciones y responsabilidades de las diferentes áreas funcionales que impactan en la inocuidad la calidad de los productos, así como procedimientos que detallen las acciones correctivas y las mejoras continuas. Si el manual no contiene todos los registros, debe proveerse al auditor con referencias cruzadas que indiquen la ubicación de estos documentos. A las plantas se les puede solicitar que provean registros de dos a cinco años atrás dependiendo de la regulación que aplica. En nuestro mundo electrónico actual, los procedimientos de almacenamiento de documentación deberán también incluir procedimientos seguros de back-ups para los registros que se guardan electrónicamente.

Lamentablemente, no hay una bola mágica que asegure el mantenimiento efectivo de registros. La gerencia de la planta debe ensuciarse un poco las manos y mantenerse a la cabeza de esta tarea esencial. Los beneficios tangibles de hacerlo compensan de lejos la repercusión que traería no presentar esos documentos al auditor. Más aún, es importante tener una documentación completa y precisa en el caso de que se presente una emergencia.

Temor al auditor
Los informes de auditoria contienen información valuable que puede ayudar con las mejoras. Sin embargo, los informes son normalmente archivados al olvido y no son utilizados como una fuente para el proceso de mejora, reducción del riesgo y fortalecimiento de las relaciones con los clientes. En muchas instancias, las organizaciones no poseen un claro entendimiento o reducen la ruta para implementar las acciones correctivas.

Auditores entrenados con experiencia son una invaluable reserva de conocimientos, que pueden ayudar a identificar áreas de oportunidad para colocar a la planta por el camino correcto. Idealmente, todo el equipo de gestión de la planta debería estar presente durante las reuniones en donde se presentan los hallazgos encontrados. Este es un momento oportuno para que el personal pueda intercambiar información, hacer preguntas, empezar a desarrollar planes de acción correctiva, y establezca los plazos de cumplimiento para la implementación.

El personal de las plantas normalmente ven a los auditores como fuerzas distantes y disruptivas que deberían ser evitadas a todo costo. Esta actitud además de no tener sentido es improductiva. Los auditores pueden proveer a las plantas con importante información acerca de medidas en inocuidad alimentaria que pueden impactar en las operaciones diarias y sirven como base sólida para nuevas ideas. A través de comunicaciones abiertas y el deseo de sentar puentes, las empresas pueden cultivar relaciones positivas de trabajo con los auditores que pueden mejorar los programas de gestión en inocuidad y calidad alimentaria.

Mayor cruce de caminos
Al buscar mayores garantías en la inocuidad de los alimentos que los minoristas de todo el mundo compran, éstos están requiriendo cada vez más que los proveedores se adhieran a sistemas de gestión en inocuidad alimentaria que tengan como punto de referencia la Iniciativa Global en Inocuidad Alimentaria (GFSI por sus siglas en Inglés). GFSI es un grupo de mayoristas internacionales, que incluyen a Wal-Mart (EEUU), Food Lion y Hannaford (EEUU), comprometido con el fortalecimiento de la seguridad del consumidor al momento de adquirir los productos en sus tiendas.

Con un programa de certificación administrado por la, BRC (British Retail consortium), International Food Standard, el Dutch HACCP y SQF (Safe Quality Food), esta iniciativa de los minoristas está diseñada para dar fin a la redundancia y confusión asociada con una plétora de programas de inspección. Los beneficios que se tienen de este programa incluyen:

• Una herramienta para construir la confianza y seguridad entre los minoristas y los proveedores.
• Una herramienta proactiva de los productores y procesadores para demostrar con la “diligencia debida” el cumplimiento de la regulación y los requerimientos de trazabilidad de los productos.
• Un estándar internacional reconocido para todos los proveedores de alimentos que operan en mercados internacionales.
• Una reducción en el número y frecuencia de auditorias costosas e inconsistentes.
• Una manera comprobada por los proveedores de ganar ventaja sobre sus competidores no-certificados, e incrementar sus utilidades al alinear sus productos a los requerimientos de los minoristas/consumidores.
• Un sistema de gestión que promueve eficiencia en el costo a través de un “sistema de una sola auditoria”.
• Un marco que demuestre una producción sostenible y las mejores prácticas de manufactura.