¿Por qué auditorias de terceros?
Hay varias razones por las cuales se realizan auditorias de terceros. Estas incluyen pero no están limitadas a lo siguiente:
- Un deseo genuino de mejorar la inocuidad alimentaria, calidad y sanidad
- Requerimiento del cliente para verificar el programa del vendedor
- Ventajas potenciales por marketing
- Buscando un tercer par de ojos
- Para ubicar y solucionar un problema
- Por no tener recursos internos
La mejor razón para llevar a cabo una auditoria es por deseo genuino de mejorar. Estas auditorias (o mejor dicho, visitas de consultoría), estan enfocadas en identificar áreas que habían fallado en cumplir con las Buenas Prácticas de Manufactura vigentes, y que pudiesen resultar en la adulteración del producto o que fueran precursoras de un problema de inocuidad alimentaria.
La siguiente razón para las auditorias de terceros, es que sea por mandato del cliente. El objetivo es pasar la responsabilidad de la inocuidad alimentaria y la calidad a los proveedores. Desafortunadamente, esta es la razón por la cual muchas empresas son auditadas. Con el mandato de ser auditadas, muchos procesadores no sólo buscan la auditoria más barata sino que dedican cantidades exorbitantes de tiempo para prepararse para dicha auditoria. Un artículo del 6 de marzo de 2009 de The New York Times titulado “Problemas Alimentarios evaden Inspectores Privados” resalto el tema de la búsqueda de la auditoria más barata. Las compañías saben cuando la auditoria va a ser realizada y la colocan como fecha límite para asegurar que la planta y alrededores estén limpios, que no se procesen productos problema y que todos los procedimientos estén al día. Muchas empresas harán también pre-auditorias para ayudar a sus clientes a encontrar vacíos, asegurando así que pasarán totalmente auditoria.
Un alto puntaje en una auditoria puede ser una ventaja en marketing para una empresa. Muchas compañías orgullosamente publican sus certificados resaltando su calificación Superior, Excelente o Sobresaliente. Incluso utilizan estos documentos en su información comercial. Sin embargo, estos certificados no siempre reflejan lo que sucede en la planta.
La identificación y resolución de problemas es otra de las razones para realizar una auditoria de terceros, ya que difiere ligeramente del deseo de mejorar mencionado anteriormente. Una auditoria de tercera parte o del gobierno puede originar que una compañía haga participar a otro grupo para que lo ayude a manejar los problemas. Muchas compañías simplemente no tienen expertos en su staff para identificar y arreglar problemas. Otra posibilidad es que las personas que tengan experiencia dentro de la compañía no tengan tiempo para solucionar los problemas, debido a que están dedicados a resolver asuntos más urgentes. Ya que muchas de las auditorias de terceros han sido diseñadas pensando en grandes empresas, gerentes juiciosos de pequeñas empresas buscarán asistencia de fuera que los ayude cumplir con los requerimientos de la industria.
Elementos de las Auditorias de Terceros
Si uno se pusiera a examinar todas las auditorias que están disponibles en la industria, la conclusión más probable sería que todas tienen bastante similitud. El marco general de las auditorias de terceros generalmente incluye, pero no están limitadas, a las siguientes áreas de evaluación:
- Sistemas de Calidad
- Control de Documentos
- Manejo de plagas
- Agua e Higiene
- Acciones correctivas y preventivas
- Manejo y control de químicos
- Compras y aprobación de proveedores
- Buenas Prácticas de Laboratorio
- Buenas Prácticas de Manufactura
- Inocuidad Alimentaria / HACCP
- Calibración
- Control de Alergenos
- Carga y recepción
- Control de pesos
- Capacitación y Entrenamiento
- Trazabilidad
- Sanitización
- Seguridad Alimentaria
Temas con las Auditorias de Terceros
Longitud y Complejidad de la Auditoria - En un esfuerzo de ser ampliamente aplicable, los cuestionarios de auditoria se han extendido año con año. Las empresas han añadido más preguntas para nivelarse con sus competidores, y sin embargo, el tiempo para completar la auditoria normalmente sigue siendo el mismo. Adicionalmente, muchas auditorias no evalúan las conexiones que existen entre los elementos auditados. Para evaluar adecuadamente cualquiera de los ítems mencionados en la parte superior se necesita revisar sus procedimientos, observar las prácticas actuales y verificar que los procedimientos estén adecuadamente documentados. Dado que cada uno de los puntos resaltados previamente puede tener muchas secciones, es muy difícil visualizar que hasta un muy buen auditor pueda completar cualquier evaluación en un día o dos.
Adicionalmente muchas auditorias están diseñadas pensando en grandes empresas. Esto no significa que los estándares de inocuidad alimentaria deban ser diferentes para pequeñas o grandes empresas, pero muy frecuentemente las auditorias fallan en dar cuenta de cómo una empresa pequeña en realidad hace el negocio. En empresas pequeñas, la gente utiliza muchos gorros y pueden utilizarlos incluso de manera más eficiente que un gran número de personas en una empresa grande.
Foto Instantáneas – Una auditoria es una foto instantánea de una operación. La clave para el auditor es en ser lo suficientemente observador para asegurar que esa foto instantánea refleje la operación actual. Las compañías que se preparan para las auditorias representan un problema, porque la planta debería siempre lucir de lo mejor. Hay algunas cosas que señalarán que las operaciones de la planta son algo diferentes. Dos de estas cosas son, pintura fresca y nuevos procedimientos que han sido iniciados dentro de las dos semanas previas a la auditoria. Cuando un auditor vea registros que indiquen cambios recientes en sus procedimientos, el o ella siempre deben preguntar por registros de capacitación para verificar que el personal ha sido capacitado en el nuevo procedimiento(s) y luego preguntar al personal de la planta preguntas que aseguran que esa capacitación ha incrementando sus competencias. Los directivos de las plantas tienden a olvidar efectuar esto, asumiendo que el nuevo procedimiento por sí mismo va a satisfacer la auditoria.
Puntuación – La puntuación es definitivamente un tema con las auditorias de terceros. Como ejemplo, la auditoria GMA-SAFE, que fue diseñada para describir, en palabras, el sistema de calidad de una empresa, finalmente tuvo que desarrollar un sistema de puntuación para ser aceptada por algunos clientes. Los gerentes aman los números, por lo que las auditorias tienen que tener una puntuación.
Desafortunadamente, una de las preguntas más frecuentes que se le hacen a los auditores es, “¿Qué necesito para obtener el puntaje de aprobación?” Pasar no es el problema – asegurar la inocuidad si lo es. No se necesita un inconveniente grande en sanidad para crear un problema.
Seguimiento / Respuesta - “Aún cuando las auditorias muestran problemas, depende del criterio de las compañías de alimentos el arreglarlos”. Este es el verdadero problema. Desafortunadamente, cuando muchos de los auditores completan la auditoria, su trabajo ha terminado. El seguimiento se deja en manos del procesador. Sin embargo, un elemento que debería ser parte de todas las auditorias son “Las Acciones Correctivas y Preventivas”. ¿Qué es lo que ha hecho la compañía para atender dichos problemas, siendo estos problemas que fueron encontrados por un auditor de afuera o por la misma compañía?
Siguiente, es importante asegurar que las acciones correctivas y preventivas en realidad solucionen las causas raíz que originaron los problemas. Si hay una historia de falta de seguimiento, esto debería ser obvio para el auditor.
Experiencia en el campo, proceso o producto a ser auditado –Es absolutamente imperativo que los auditores entiendan sobre los productos y los procesos que ellos están auditando, adicionalmente al conocimiento del proceso de auditoria en sí. ¿Cómo alguien puede dar un servicio adecuado si no conoce los problemas de la industria y cómo éstos deben se manejados?
Este no es sólo un asunto doméstico. Hay empresas alrededor del mundo que han sido reconocidas como organismos certificadores y que tienen la reputación de tener experiencia en conducir auditorias para certificar que la compañía cumple con los requerimientos de la ISO. Y sin embargo, yo he estado en muchas compañías de alimentos que fueron certificados por calidad en ISO (ISO 9001), inocuidad alimentaria (ISO 22000) y responsabilidad medioambiental (ISO 14000), pero los auditores que los certificaron eran expertos en baterías de carros y focos eléctricos. Esto ha sido la manzana de la discordia, particularmente con ISO 22000. ¿Cómo puede alguien auditar un programa de inocuidad alimentaria sin tener conocimiento específico del área?
Uno no se vuelve buen auditor por atender una clase y tener algunos pocos años de experiencia en la industria. Buenos auditores tienen años de experiencia con un rango de productos, han visto diferentes procesos y tienen la habilidad de hallar los puntos clave. Ellos incluso hacen un esfuerzo consiente para eliminar la parcialidad. Hay muchos auditores que tienden a enfocarse en las áreas en las que se sienten más cómodos, y asignan muchísimo peso a esa área durante la auditoria.
Entonces, hay alguna solución a todas las auditorias y requerimientos que existen actualmente en el mercado. Casi todos los componentes de la auditoria son similares. La industria debe trabajar en conjunto para tratar de armonizar todas las auditorias. Sin embargo, la clave real es el auditor. Cada compañía debe asegurar que el auditor designado es verdaderamente competente en el proceso que va a evaluar.
Por Richard F. Stier de Food Safety Magazine (edición oct/noviembre 2009)
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